Layanan Kearsipan

 Menurut UU No. 7 Tahun 1971 Arsip yaitu naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan pemerintahan, swasta, atau perorangan dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Arsip tidak pernah diciptakan secara khusus namun arsip merupakan hasil samping dari kegiatan organisasi atau instansi.
Begitu pentingnya nilai kegunaan arsip dalam suatu instansi maupun organisasi – organisasi tertentu, membuat organisasi ataupun instansi tersebut harus melakukan penyimpanan terhadap arsip – arsip tersebut. Hal ini dikarenakan dinamika kegiatan pemerintahan, pembangunan dan kehidupan berbangsa dan bernegara terekam secara nyata didalam arsip atau dokumen yang merupakan suatu peristiwa penting bagi Negara tersebut untuk diketahui oleh masyarakat luas atau untuk instansi – instansi / organisasi – organisasi yang membutuhkannya. Karena hal itu merupakan suatu bentuk pertanggungjaban seseorang, kelompok, organisasi ataupun instansi – instansi terkait baik langsung maupun tidak langsung.

Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Sumbawa merupakan suatu badan yang  memiliki tupoksi dan bertanggungjawab terhadap urusan administrasi kepegawaian dan aparatur pemerintah kabupaten Sumbawa. BKPP sendiri melalui Sub Bidang Data dan Informasi Kepegawaian memiliki ruang penataan dan penyimpanan khusus Arsip Kepegawaian yang mencakup dokumen kepegawaian seluruh PNS di Kabupaten sumbawa. Arsip kepegawaian merupakan jenis arsip vital yang nilai guna dan frekuensi pemakaiannya cukup tinggi. Dalam melakukan berbagai kegiatan administrasi kepegawaian tentu saja akan menghasilkan suatu arsip yang akan menjadi sebuah produk terakhir yang harus diberkas dan disimpan, karena dokumen atau arsip tersebut akan menjadi bukti dan rekaman kegiatan yang akan dicari kembali. Arsip Kepegawaian yang dimiliki BKPP berupa arsip konvensional atau atau arsip kertas yang ditata dan disimpan berdasarkan sistem Alfanumerik yaitu berdasarkan Nama dan NIP PNS. Keseluruhannya diatur sedemikian rupa dalam rak-rak secara berurutan. Dengan kata lain semua PNS memiliki masing-masing personil file dimana di dalam masing2 bundel pegawai tersebut menyimpan semua jenis arsip kepegawaian mulai dari ; SK-SK mulai dari SK CPNS,SK PNS, SK Kenaikan Pangkat, Kenaikan Gaji Berkala, SK Pelantikan Jabatan struktural, Ijazah dan Transkrip nilai, Daftar Penilaian Prestasi Pegawai (DP3), Kartu Pegawai, Kartu Taspen, Biodata Pegawai, Sertifikat,dsb.

Kegiatan Sub Bidang Data khususnya arsip ini adalah mulai dari pendataan, pengelompokan, pemilahan, pemberkasan, penataan hingga penyimpanan arsip. Selain itu kegiatan yang tak kalah pentingnya juga adalah melakukan kegiatan penyusutan dan pemusnahan arsip sesuai dengan Keputusan bersama Kepala ANRI dan Kepala BKN nomor 22 tahun 2000 yaitu menyebutkan bahwa penyusunan Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip  beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip (PP nomor  34 thn 1979).

Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan ini merupakan salah satu Unit Pengolah Kearsipan melakukan Layanan Jasa Kearsipan bagi semua PNS yang ingin meminjam yaitu sekedar menggandakan atau meng-copy berkas arsip pegawai yang bersangkutan. Namun berkas arsip tersebut tidak boleh diambil oleh yang bersangkutan karena merupakan milik BKPP sebagai unit pengolah dan penyimpan arsip kepegawaian guna menunjang kegiatan administrasi kepegawaian Pemerintah Kabupaten Sumbawa.

Penulis : Sukartini ( Arsiparis )

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s